Microsoft 365 ersetzen: Open-Source-Alternativen im Vergleich

Österreichische Unternehmen geben jährlich Millionen für Microsoft 365 aus – oft ohne zu hinterfragen, was sie wirklich nutzen. Die Lizenzkosten steigen, die Abhängigkeit wächst, und Gibt es eine echte Alternative?

Die Antwort ist ja. Und sie ist praxiserprobt. Wir bei breida betreiben die eigene Infrastruktur seit Jahren mit Open-Source-Tools – nicht als Experiment, sondern als produktive Umgebung. Welche Microsoft-365-Komponenten sich ersetzen lassen und welche Open-Source-Alternativen dafür infrage kommen, zeigen wir hier.

Welche Microsoft-365-Teile nutzen Sie wirklich?

Bevor wir über Alternativen sprechen: Machen Sie den Test. Öffnen Sie das Microsoft-365-Admin-Portal und prüfen Sie, welche Dienste tatsächlich aktiv genutzt werden. In unserer Beratungspraxis zeigt sich regelmäßig ein ernüchterndes Bild:

E-Mail und Kalender werden von fast allen genutzt – das ist das Kernstück.

OneDrive/SharePoint als Dateiablage ist verbreitet, aber oft unstrukturiert genutzt.

Teams hat seit Corona stark zugenommen, oft als Chat-Ersatz für E-Mail.

Power Automate und Power BI werden in KMU selten über Basisfunktionen hinaus genutzt.

Die meisten Unternehmen nutzen also 3–4 Kernfunktionen. Genau diese lassen sich durch Open-Source-Tools ersetzen – mit Vor- und Nachteilen, die wir Ihnen nicht verschweigen.

Nextcloud: Dateien, Kalender und Teamkommunikation

Nextcloud ersetzt OneDrive, SharePoint und zu einem guten Teil auch Teams. Die Software läuft auf eigenen Servern oder bei europäischen Anbietern wie IONOS und deckt dabei deutlich mehr ab als nur Dateispeicher:

Dateispeicher und -synchronisation – vergleichbar mit OneDrive, mit Desktop- und Mobil-Clients

Kalender und Kontakte – CalDAV/CardDAV-Standard, kompatibel mit Outlook, Thunderbird und iOS

Nextcloud Talk – Chat, Video-Calls und Screen-Sharing. Für Teams bis ca. 20 Personen funktioniert das gut. Für größere Konferenzen empfiehlt sich ein dedizierter Jitsi-Server.

Office-Dokumente – Collabora Online oder OnlyOffice lassen sich direkt einbinden

Was weniger funktioniert: Komplexe SharePoint-Workflows, die mobile App ist nicht so ausgereift wie OneDrive, und Enterprise-Features wie erweiterte Compliance-Funktionen erfordern die Enterprise-Version.

Kosten: Nextcloud selbst ist kostenlos. Hosting beginnt bei ca. 5–10 Euro/Monat pro Nutzer.

E-Mail: Der kritischste Schritt

Exchange Online ist für die meisten Unternehmen das Herzstück von Microsoft 365 – und gleichzeitig der anspruchsvollste Teil der Migration. Technisch ist ein selbst gehosteter Mailserver heute kein Problem mehr. Die eigentliche Herausforderung ist Zustellbarkeit: ob E-Mails tatsächlich im Posteingang des Empfängers landen, hängt von IP-Reputation, DMARC, SPF und DKIM ab. Das ist lösbar – aber kein Selbstläufer.

Mailcow ist die bekannteste All-in-One-Lösung: Postfix, Dovecot, SOGo-Webinterface und Spam-Filter in einem Docker-Stack. Die Verwaltungsoberfläche ist übersichtlich, die Dokumentation gut. Wir bei breida betreiben eigene Mailserver mit Mailcow und übernehmen das auch für Kunden – inklusive DMARC-Monitoring.

Wer nicht selbst hosten möchte, findet mit europäischen Managed-Mail-Anbietern wie Proton Mail Business oder Fastmail eine solide Alternative: DSGVO-konform, keine US-Datenweitergabe, und deutlich günstiger als Exchange Online.

n8n statt Power Automate

n8n ist eine Open-Source-Workflow-Automatisierungsplattform, die Power Automate in vielen Bereichen überlegen ist – zumindest für technisch versierte Teams.

Selbst gehostet – Ihre Daten bleiben auf Ihrem Server, kein US-Cloud-Transfer

Flexibilität – JSON, APIs, Webhooks, SQL, benutzerdefinierte Skripte

DSGVO-konform – Sie bestimmen, wo die Daten liegen

Grenzen: Die Lernkurve ist steiler als bei Power Automate, es gibt keinen visuellen Excel-Editor, und vorgefertigte Connectoren gibt es weniger. Wer einfache Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse braucht, ist mit Make.com oder Zapier kurzfristig besser bedient.

Unser Praxiseinsatz: Wir bei breida nutzen n8n für alle Automatisierungen – von CRM-Synchronisation bis zu Server-Monitoring. Die Kombination aus n8n + Odoo + Nextcloud bildet unseren Kern-Stack.

Collabora / OnlyOffice statt Microsoft Office

Für die tägliche Büroarbeit mit Dokumenten, Tabellen und Präsentationen gibt es zwei solide Alternativen:

Collabora Online – auf LibreOffice basierend, vollständig Open Source (AGPL), lässt sich direkt in Nextcloud einbinden

OnlyOffice – proprietär, aber mit der besseren Microsoft-Office-Kompatibilität der beiden

Für die meisten KMU reicht die Kompatibilität. Standard-Dokumente, einfache Tabellen und Präsentationen funktionieren problemlos. Wer regelmäßig mit komplexen Excel-Modellen, VBA-Makros oder aufwendigem Layout arbeitet, wird auf Grenzen stoßen.

Wer keine cloudbasierte Zusammenarbeit braucht, kann auch einfach zu LibreOffice als Desktop-Anwendung wechseln – kostenlos, läuft auf Windows, macOS und Linux, und liest .docx/.xlsx-Dateien zuverlässig.

Was Sie für die Migration brauchen

Eine erfolgreiche Migration erfordert mehr als nur Software-Installation. Unsere Empfehlung für einen strukturierten Ablauf:

Bestandsaufnahme: Was wird wirklich genutzt? Welche Workflows hängen an Microsoft-spezifischen Features?

Datenexport: OneDrive-Daten nach Nextcloud migrieren, E-Mail-Archive sichern

Parallelbetrieb: 4–8 Wochen empfehlenswert – so können Mitarbeiter umsteigen ohne Zeitdruck

Schulung: Der Lernaufwand ist gering – die Oberflächen sind intuitiv. Erfahrungsgemäß brauchen Mitarbeiter 1–2 Tage zur Eingewöhnung.

Hosting-Optionen: Selbst hosten via Docker Compose oder Managed-Services wie IONOS Nextcloud Workspace. Für E-Mail empfehlen wir bei kleineren Unternehmen Managed-Mail, bei größeren einen eigenen Mailcow-Server.

Österreich-Kontext: Die KPC (KMU Förderungsgesellschaft) und die Wirtschaftskammer bieten Digitalisierungsberatung, die auch Open-Source-Migrationen umfassen kann. Die Förderung KMU.DIGITAL ist für solche Vorhaben relevant.

Fazit

Microsoft 365 lässt sich ersetzen – für die meisten KMU vollständig, für größere Unternehmen mit etwas mehr Aufwand. Die Open-Source-Alternativen sind praxiserprobt, DSGVO-konform und langfristig günstiger. Der Umstieg ist kein Wochenendprojekt, aber auch kein Hexenwerk.

Der eigentliche Grund für den Wechsel ist nicht der Preis. Es ist die Kontrolle über die eigenen Daten – und die ist in Zeiten von US Cloud Act und DSGVO-Audits kein Luxus, sondern unternehmerische Vernunft.