On-Premise statt SaaS: 7 Tools, die Sie selbst hosten können

Viele österreichische Unternehmen zahlen monatlich für Software-Abonnements, ohne zu wissen, was mit ihren Daten passiert. Zapier, GitHub, Okta, Google Drive — all diese Dienste sitzen im US-Rechtsraum und unterliegen dem US Cloud Act. Das bedeutet: US-Behörden können theoretisch auf gespeicherte Daten zugreifen, auch wenn die Server physisch in Europa stehen.

Self-Hosting ist keine neue Idee, aber die Toollandschaft hat sich verändert. Wo man früher komplexe Infrastruktur brauchte, reicht heute oft ein Docker-Compose-File und ein günstiger VPS. Wir setzen die meisten dieser Tools bei breida selbst ein — daher wissen wir, wo es gut funktioniert und wo es hakt.

Die 7 Tools — was sie können und was sie kosten

n8n ersetzt Zapier und Make als Workflow-Automatisierungsplattform. Die Software ist unter einer Fair-Code-Lizenz kostenlos selbst hostbar. Zapier kostet ab 19,99 $ pro Monat für gerade mal 750 Aufgaben — wer komplexe Workflows mit hunderten Ausführungen täglich betreibt, zahlt schnell 50–200 € monatlich. n8n self-hosted läuft problemlos auf einem 2-GB-VPS; der Einstieg braucht etwas Docker-Erfahrung, der laufende Betrieb ist stabil.

Nextcloud ersetzt Google Drive und OneDrive für Dateiablage, Kalender, Kontakte und Videokonferenzen. Google Workspace kostet 6–18 € pro Nutzer im Monat. Nextcloud ist komplett kostenlos; man zahlt nur den Server. Das Onboarding neuer Nutzer ist etwas aufwändiger als bei Google, aber nach der Einrichtung reibungslos. Ein Skaleneffekt: Bei 20 Nutzern spart man gegenüber Google Workspace bereits 120–360 € monatlich.

Forgejo ersetzt GitHub und GitLab als Git-Hosting-Plattform. Das leichtgewichtige Tool läuft auf 512 MB RAM, braucht kaum Wartung und unterstützt CI/CD via Forgejo Actions. GitHub Teams kostet 4 $ pro Nutzer im Monat, GitLab 29 $. Für Teams, die Code intern halten wollen, gibt es kaum eine einfachere Lösung.

Keycloak ersetzt Okta und Azure Active Directory für Identity-Management und Single Sign-On. Das System der Red Hat-Entwickler übernimmt OAuth2, OIDC und SAML — also alles, was man für zentrales Login braucht. Okta kostet ab 2 $ pro Nutzer im Monat; bei 50 Nutzern sind das 1.200 $ im Jahr. Keycloak selbst ist kostenlos (Apache-Lizenz), braucht aber mehr Einrichtungsaufwand als die SaaS-Konkurrenz.

Odoo ersetzt SAP und Salesforce in vielen Bereichen. Die Community Edition deckt CRM, Lager, Buchhaltung, Einkauf und Projektmanagement ab — ohne Lizenzkosten. SAP Business One startet bei 1.000–1.500 € pro Monat; Salesforce Starter liegt bei 25 € pro Nutzer. Odoo Community braucht einen dedizierten Server mit mindestens 4 GB RAM; die Installation ist nichts für Einsteiger, aber der laufende Betrieb ist zuverlässig.

Grafana mit Prometheus ersetzt Datadog und New Relic für IT-Monitoring. Datadog kostet etwa 15 $ pro Host und Monat — wer fünf Server monitort, zahlt 75 $ monatlich, für zehn Server 150 $. Grafana OSS und Prometheus sind vollständig kostenlos. Das Einrichten von Dashboards und Alert-Regeln braucht etwas Zeit, liefert dann aber denselben Funktionsumfang ohne laufende Kosten.

Sentry (self-hosted) ersetzt Sentry SaaS und Rollbar für Fehler-Tracking in Anwendungen. Der Team-Plan bei Sentry SaaS kostet 26 $ im Monat. Die selbst gehostete Version ist kostenlos — und da Sentry ursprünglich für Self-Hosting entwickelt wurde, ist die Qualität gut. Man braucht mindestens 4 GB RAM für einen stabilen Betrieb.

Was Self-Hosting wirklich bedeutet

Alle sieben Tools laufen mit Docker Compose, lassen sich hinter einem Caddy-Reverse-Proxy mit automatischem TLS betreiben und haben aktive Communities. Das klingt gut. Hat aber einen Haken.

SaaS-Anbieter übernehmen Updates, Sicherheitspatches und Backups. Beim Self-Hosting liegt das in eigener Verantwortung. Wer intern niemanden hat, der Systemadministration beherrscht, schiebt das Problem nur um. Der realistische Aufwand bei einer gepflegten Docker-Infrastruktur: einmalig 1–3 Tage für Einrichtung und Konfiguration, danach 1–2 Stunden pro Monat für Updates und Monitoring. Ungepflegt kann Self-Hosting schnell teurer werden als SaaS, wenn ein Sicherheitsvorfall Aufräumarbeit erzwingt.

Die gute Nachricht: Wer einmal eine solide Basis aufgebaut hat — Reverse Proxy, automatisierte Backups, Monitoring — kann weitere Tools mit minimalem Mehraufwand ergänzen. Ein Stack für drei Tools kostet kaum mehr als einer für sieben.

DSGVO in Österreich: Warum der Server-Standort allein nicht genügt

Ein Irrtum hält sich hartnäckig: „EU-Server sind automatisch DSGVO-konform." Das stimmt nicht. Entscheidend ist nicht, wo der Server steht, sondern wer ihn betreibt. Microsoft, Google und Salesforce sind US-Unternehmen — egal ob ihre Rechenzentren in Dublin oder Frankfurt stehen. Der US Cloud Act von 2018 erlaubt US-Behörden den Zugriff auf Daten, die von US-Unternehmen verwahrt werden, ohne Genehmigung europäischer Gerichte.

Die österreichische Datenschutzbehörde (DSB) hat in mehreren Entscheidungen bestätigt, dass Datentransfers in die USA kritisch zu bewerten sind. Auch das neuere EU-US Data Privacy Framework löst diese Grundspannung nicht vollständig — es besteht das Risiko weiterer EuGH-Urteile ähnlich wie bei Schrems I und II. Wer sensible Kundendaten verarbeitet, steht mit European-hosted Open Source auf der rechtlich sichereren Seite.

Für Förderungen: Die aws (Austria Wirtschaftsservice) und das BMDW unterstützen Digitalisierungsprojekte über Programme wie den KMU.DIGITAL-Bonus. Self-Hosting-Projekte können als IT-Infrastrukturmaßnahmen förderfähig sein, wenn sie im Rahmen eines konkreten Digitalisierungsvorhabens umgesetzt werden. Eine Beratung bei der WKO oder der zuständigen Wirtschaftskammer klärt die aktuelle Fördersituation für Ihren Betrieb.

Self-Hosting macht Sinn, wenn man DSGVO-Konformität ohne Kompromisse will, wenn die laufenden SaaS-Kosten messbar hoch sind, oder wenn man Prozesse automatisieren will, die zu komplex für Standard-Tarife sind. Alle sieben Tools sind produktionsreif und werden von großen Unternehmen weltweit eingesetzt. Wer die Infrastruktur einmal sauber aufgesetzt hat, zahlt danach deutlich weniger — und weiß genau, wo die Daten liegen.