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Digitale Basis für KMU · 7 / 7

Empfehlungen

Welche IT brauche ich wirklich, und in welcher Reihenfolge? Konkreter Minimalstack für EPU und kleine Teams in Österreich.

Prioritätsreihenfolge: Was zuerst?

Nicht alles auf einmal. Diese Reihenfolge orientiert sich an gesetzlicher Pflicht, existenziellem Risiko und Praxisrelevanz.

1

Domain & Website mit Impressum

Rechtspflicht (ECG § 5): ohne Impressum drohen Abmahnungen

Details →
2

Professionelle Firmen-E-Mail

Vertrauen bei Kunden; Archivierungspflicht nach BAO

3

Buchhaltungssoftware mit Archivierung

Gesetzliche Pflicht, 7-Jahres-Archivierung, FinanzOnline

Details →
4

Backup-Lösung (3-2-1)

Datenverlust kann existenzbedrohend sein. Sofort einrichten!

5

Endpoint-Security & Passwort-Manager

DSGVO-Pflicht, Schutz vor Ransomware

6

Payment-Provider

Nur nötig bei Online-Verkauf; PCI-DSS über Anbieter (Stripe etc.)

7

CRM & Collaboration-Tools

Erst wenn Vertrieb/Teamgröße es nötig macht

8

VPN, IAM, Logging/Monitoring

Bei wachsender Teamgröße und Komplexität relevant, nicht am Tag 1

Minimalstack für EPU / Einzelunternehmen

1 Person, wenig Kapital, maximale Effizienz. Gesamtkosten: ~€300–400/Jahr.

1

Domain + Hosting

~€60–80 / Jahr

Impressumspflicht! Domain sichert Firmenidentität. Hosting für Website.

Empfehlung: info.at oder World4You Standardpaket
OSS-Alt.: Hetzner VPS + Caddy (€96/Jahr)
2

E-Mail (professionell)

~€62–80 / Jahr

Firmenadresse @ihre-firma.at statt @gmail.com. E-Mail-Archivierung.

Empfehlung: Microsoft 365 Business Basic oder Google Workspace Starter
OSS-Alt.: Mailcow auf VPS (Aufwand mittel)
3

Buchhaltung

~€108–144 / Jahr

BAO-konforme Archivierung, UVA-Export für FinanzOnline, E-Rechnung.

Empfehlung: ProSaldo.net oder FreeFinance
OSS-Alt.: Invoice Ninja (self-hosted, kostenlos)
4

Backup

~€40 / Jahr (1 TB)

3-2-1-Backup-Regel. Datenverlust ist existenzbedrohend.

Empfehlung: Hetzner Storage Box + Restic
OSS-Alt.: Restic + Backblaze B2 (ähnliche Kosten)
5

Endpoint-Security

€0 (Defender) oder ~€25/Jahr

DSGVO Art. 32: technische Schutzmaßnahmen Pflicht.

Empfehlung: Windows Defender (integriert) oder ESET NOD32
OSS-Alt.: ClamAV (Linux), Windows Defender (Windows)
6

Passwort-Management

€0–€36 / Jahr

Starke, einzigartige Passwörter für alle Dienste. MFA vereinfachen.

Empfehlung: Bitwarden (Free) oder 1Password
OSS-Alt.: Vaultwarden (self-hosted Bitwarden)

EPU Jahreskosten-Überblick (kommerzielle Lösung)

Domain + Hosting~€80
Microsoft 365 Basic~€62
Buchhaltung (ProSaldo)~€108
Backup (Hetzner Storage)~€40
Security (Windows Defender)€0
Passwort-Manager (Bitwarden Free)€0
Gesamt~€290–300 / Jahr

Stack für kleines Team (3–10 Mitarbeiter)

Mehr Collaboration, mehr Sicherheit, mehr Verwaltungsaufwand. Gesamtkosten: ~€2.000–3.000/Jahr für 5 Personen.

1

E-Mail & Office Suite

~€130 / Nutzer / Jahr

Desktop-Apps, 1 TB OneDrive, Teams für Collaboration.

Empfehlung: Microsoft 365 Business Standard
OSS-Alt.: Nextcloud + OnlyOffice + Mailcow
2

Buchhaltung

~€480–650 / Jahr

Mehrere Nutzer, Lohnverrechnung, Steuerberater-Schnittstelle.

Empfehlung: BMD oder FreeFinance (Mehrnutzer)
OSS-Alt.: Odoo Community (hoher Setup-Aufwand)
3

CRM

€0 → ~€720 / Jahr (5 User)

Kundenpflege, Lead-Management, Vertriebssteuerung.

Empfehlung: HubSpot CRM Free → Zoho CRM Standard
OSS-Alt.: Twenty CRM oder SuiteCRM (self-hosted)
4

Dateiablage & Collaboration

Im M365-Abo inkludiert

Gemeinsame Ablage, Versionskontrolle, Offline-Sync.

Empfehlung: SharePoint / OneDrive (in M365 enthalten)
OSS-Alt.: Nextcloud (€8–15/Monat VPS)
5

Backup (professionell)

~€150–250 / Jahr (5 Endpoints)

Automatisierte, überwachte Backups mit Reporting.

Empfehlung: Acronis Cyber Protect oder Veeam
OSS-Alt.: Restic + Proxmox Backup Server
6

Endpoint-Security

~€228 / Jahr (5 User) für Premium

Zentrales Management, EDR, Threat Detection für alle Geräte.

Empfehlung: Microsoft Defender for Business (in M365 Premium)
OSS-Alt.: Wazuh als EDR (hoher Aufwand)
7

VPN

~€480 / Jahr (5 User) oder €0 (self-hosted)

Sicherer Remotezugriff für Homeoffice-Mitarbeiter.

Empfehlung: NordLayer oder WireGuard auf eigenem Server
OSS-Alt.: WireGuard / Headscale
8

IAM / MFA

Im Premium-Abo enthalten

Zentrale MFA, SSO, Conditional Access. Automatisiertes Off-boarding.

Empfehlung: Microsoft Entra ID P1 (in M365 Business Premium)
OSS-Alt.: Authentik (self-hosted)

OSS oder SaaS? Entscheidungshilfe

❓ Haben Sie technisches Know-how im Haus oder vertrauenswürdigen IT-Dienstleister?

Ja → OSS-Selbsthosting ist eine Option
Nein → Kommerzielle SaaS bevorzugen

❓ Ist Datensouveränität / DSGVO-Vereinfachung ein wichtiges Ziel?

Ja → OSS auf österreichischem/deutschem VPS
Nein → SaaS mit EU-Datenhaltung und AVV

❓ Sind die Lizenzkosten ein Problem (>5 Nutzer, >2 Jahre)?

Ja → OSS amortisiert sich ab ca. 5+ Nutzern
Nein → SaaS ist bei kleinen Teams oft günstiger (TCO)

❓ Brauchen Sie sofort produktiv sein (Time-to-Market)?

Ja → SaaS-Dienste sind sofort einsatzbereit
Nein → OSS-Setup lohnt sich mit mehr Vorlaufzeit

Zusammenfassung der Serie

  • Impressum und Datenschutzerklärung sind Pflicht, sofort einrichten
  • BAO § 132: 7-Jahres-Archivierung gilt für alle Rechnungen und Belege
  • Für jeden Cloud-Dienst mit Kundendaten einen AVV abschließen
  • 3-2-1-Backup vom ersten Tag an, Datenverlust ist existenzbedrohend
  • OSS lohnt sich bei technischem Know-how und >5 Nutzern
  • EU-Datenhaltung oder selbst gehostete Lösungen minimieren DSGVO-Risiken
  • MFA für alle Cloud-Zugänge ist Mindeststandard

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