Digitale Basis für KMU · 5 / 7

Open-Source-Alternativen

OSS spart Lizenzkosten, aber nicht Arbeitszeit. Hier stehen konkrete Tools pro Bereich, ein realistischer Aufwand und ein Beispiel-Stack für kleine Teams.

Open-Source-Software spart Lizenzkosten, erfordert aber eigene Infrastruktur und Betriebsaufwand. Die größte Investition ist Zeit: entweder eigene (EPU als Admin) oder bezahltes IT-Personal.

Gering Aufwand

Setup in Stunden, Wartung <1h/Monat

Mittel Aufwand

Setup in Tagen, Wartung 2–4h/Monat

Hoch Aufwand

Setup komplex, laufende Administration nötig

E-Mail & Groupware

Mailcowmittel

Vollständige E-Mail-Suite (Postfix, Dovecot, SOGo) mit Webinterface. Docker-basiert, relativ einfach zu betreiben.

iRedMailmittel

Mail-Server mit Web-Admin-Interface. Etwas älterer Ansatz, gut dokumentiert.

Modoboamittel

Leichtgewichtige Mail-Hosting-Lösung mit Django-Backend.

Praxis-Einschätzung: E-Mail-Selbsthosting ist technisch anspruchsvoll: Blacklisting-Risiko, SPF/DKIM/DMARC-Konfiguration, hohe Verfügbarkeitsanforderungen. Für EPUs oft besser: günstiger Mailhoster.

Website & CMS

WordPressgering

Weltweites Standard-CMS. Riesiges Plugin-Ökosystem. Regelmäßige Updates zwingend nötig.

Drupalmittel

Mächtiger als WordPress, besser für komplexe Webanwendungen. Steilere Lernkurve.

Astro / Hugogering

Statische Site-Generatoren. Sehr schnell, kaum Angriffsfläche. Ideal für einfache Unternehmenswebsites.

Caddygering

Webserver mit automatischem HTTPS (Let's Encrypt). Moderner Ersatz für nginx/Apache.

Praxis-Einschätzung: WordPress ist für die meisten KMU-Websites erste Wahl, erfordert aber regelmäßige Sicherheitsupdates. Für rein informative Websites sind statische Generatoren wartungsärmer.

Buchhaltung & ERP

Odoo Communityhoch

Umfassendes Open-Source-ERP mit FIBU, CRM, Projektmanagement, E-Commerce. Österreichische Community-Module vorhanden.

Invoice Ninjagering

Rechnungstool mit Zeiterfassung und Kundenverwaltung. Auch als SaaS verfügbar.

GnuCashgering

Desktop-Buchhaltung für Einzelunternehmer. Kein Web-Interface.

Praxis-Einschätzung: Odoo ist mächtig, aber aufwändig in Betrieb und Konfiguration. Für österreichische Steuern (UStG, FinanzOnline) werden Community-Module benötigt, deren Qualität variiert. Für EPUs oft eine einfache kommerzielle Lösung (ProSaldo) günstiger im Gesamtaufwand.

CRM

SuiteCRMmittel

Fork von SugarCRM. Vollständiges CRM mit Modulen für Vertrieb, Marketing, Support.

Twenty CRMmittel

Modernes Open-Source-CRM, inspiriert von Salesforce. Aktive Entwicklung.

Odoo CRMhoch

CRM als Teil von Odoo Community. Gut integriert mit dem Rest des ERP-Systems.

Praxis-Einschätzung: Für frühe Phasen genügt oft eine einfache Tabelle oder HubSpot Free. Ein vollständiges CRM lohnt sich erst ab regelmäßigen Vertriebsaktivitäten.

Dateiablage & Collaboration

Nextcloudmittel

Der Platzhirsch unter den selbst gehosteten Cloud-Lösungen: Dateien, Kalender, Kontakte, Talk (Video), Office-Integration.

Seafilegering

Dateiablage mit Sync-Client. Schneller als Nextcloud, weniger Funktionen.

OnlyOffice Docsmittel

Browser-basierte Office-Suite (Word/Excel/PowerPoint-kompatibel). Integration in Nextcloud möglich.

Praxis-Einschätzung: Nextcloud ist die vollständigste Lösung und aktiv weiterentwickelt. Ein VPS mit 4 GB RAM und 100 GB Speicher (ca. €8–12/Monat bei Hetzner) reicht für kleine Teams.

Backup

Resticgering

Verschlüsselte, deduplizierte Backups. Unterstützt lokale, SSH- und S3-Ziele. Sehr zuverlässig.

BorgBackupgering

Ähnlich wie Restic, mit Deduplizierung und Kompression. Bewährt in Linux-Umgebungen.

Proxmox Backup Servermittel

Speziell für VM- und Container-Backups (Proxmox-Infrastruktur).

Paperless-ngxgering

Dokumenten-Management mit automatischer Klassifizierung. Ideal für revisionssichere Archivierung.

Praxis-Einschätzung: Restic + Hetzner Storage Box oder Backblaze B2 funktioniert gut: verschlüsselt, dedupliziert, per Cron automatisierbar. Günstig und zuverlässig.

Identity & Access Management

Keycloakhoch

Vollständiger Open-Source-IAM-Server (OpenID Connect, SAML, MFA, SSO). Industrie-Standard.

Authentikmittel

Modernere Alternative zu Keycloak, einfachere Konfiguration, Docker-First.

FreeIPAhoch

Identity-Management für Linux-Umgebungen (LDAP, Kerberos, DNS).

Praxis-Einschätzung: Keycloak und Authentik sind für kleinere Unternehmen oft overkill. MFA lässt sich einfacher über den jeweiligen Dienst aktivieren (Google, Microsoft, Nextcloud).

VPN

WireGuardgering

Modernes, performantes VPN. Im Linux-Kernel integriert. Basis für viele andere Tools.

Headscalegering

Selbst gehostete Tailscale-Variante. Zero-Config-VPN für gemischte Endgeräte.

OpenVPNmittel

Bewährte, aber ältere VPN-Lösung. Breite Client-Unterstützung.

Praxis-Einschätzung: WireGuard ist heute die erste Wahl: schnell, modern und gut dokumentiert. Headscale ist besonders benutzerfreundlich für Teams mit unterschiedlichen Betriebssystemen.

Logging & Monitoring

Grafana + Loki + Prometheusmittel

De-facto-Standard für Monitoring (Metriken) und Log-Aggregation. Mächtig, aber konfigurationsintensiv.

Graylogmittel

Zentrales Log-Management mit Suche und Alerting.

Wazuhhoch

Open-Source-SIEM + EDR. Sicherheitsorientiertes Monitoring, NIS2-tauglich.

Uptime Kumagering

Einfaches Uptime-Monitoring für Websites und Dienste. Sehr einfach zu betreiben.

Praxis-Einschätzung: Für kleine KMUs reicht zunächst Uptime Kuma für Verfügbarkeitsmonitoring. Grafana + Loki ist sinnvoll, wenn ein VPS mehrere Dienste betreibt.

Beispiel-Stack: OSS-Basis für ein 3–5-Personen-KMU

Ein sinnvoller, wartungsarmer OSS-Stack auf einem Hetzner-VPS (CX22, ca. €8/Monat, 4 vCPU, 8 GB RAM, 80 GB SSD):

🖥️

Server-OSUbuntu 24.04 LTS + Docker Compose

🌐

Webserver / Reverse ProxyCaddy (automatisches HTTPS)

📧

E-MailMailcow (oder externer Mailhoster, z. B. World4You)

☁️

Dateiablage & KalenderNextcloud (+ OnlyOffice für Office-Docs)

💰

BuchhaltungInvoice Ninja (oder ProSaldo für AT-Steuern)

🔒

VPNWireGuard oder Headscale

💾

BackupRestic → Hetzner Storage Box (täglich, verschlüsselt)

📊

MonitoringUptime Kuma + Grafana/Loki

📁

ArchivierungPaperless-ngx (Dokumenten-Scan & Archivierung)

Geschätzte monatliche Infrastrukturkosten: ~€8–15 (VPS + Storage Box). Einmalige Einrichtung: 1–2 Arbeitstage. Laufende Wartung: ~2–4 Stunden/Monat.

OSS vs. proprietär: Entscheidungshilfe

Kriterium	OSS (selbst gehostet)	Proprietär (SaaS)
Lizenzkosten	Keine	Laufend (pro Nutzer/Monat)
Infra-Kosten	VPS €60–150/Jahr	Entfällt (im Abo inkl.)
Betriebsaufwand	Hoch (Updates, Monitoring)	Minimal (Anbieter)
Datenkontrolle	Vollständig (EU/AT)	Beim Anbieter (oft USA)
DSGVO-Compliance	Einfacher (Daten bei mir)	AVV + SCC nötig
Time-to-Market	Langsamer (Setup)	Sofort einsatzbereit
Support	Community, kein SLA	Professioneller Helpdesk
Skalierbarkeit	Manuell (mehr VPS)	Elastisch (Cloud)
Vendor Lock-in	Keiner	Hoch (Datenmigration)

Wann lohnt sich OSS wirklich?

✓ Wenn technisches Know-how im Haus ist oder eingekauft werden kann
✓ Wenn Datensouveränität und DSGVO-Einfachheit wichtig sind
✓ Wenn mehrere Nutzer über Jahre skalieren
✗ Wenn sofortige Produktivität ohne Setup-Zeit nötig ist
✗ Wenn kein Budget für Admin-Stunden vorhanden ist

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